こんにちは！ヴァイオリンパート3年のOです。
僕は先日「五月祭の裏側 役職紹介」紹介された学園祭委員2人のうちの1人です。五月祭が終わってから一週間が経ちましたが、僕がどのような準備をして五月祭に挑んだのかを少し紹介したいと思います！
僕は主に第二食堂（弊団の主な活動場所）での二つの演奏会（二食演奏会と室内楽演奏会）の運営を、もう1人の相方は安田講堂での特別演奏会を担当しました。また、ステマネには二食演奏会と特別演奏会での運搬含め演奏の段取りを担当してもらいました。主にこの三人で運営を行いました。
五月祭2023
今年は4年ぶりの来場客無制限の五月祭でおよそ10万人のお客様が来場しました！コロナ禍で五月祭での演奏会の行い方が大幅に変化していたため今年の五月祭にて元の形態に戻すのがとても大変でした。特に4年以上前の演奏会の情報がほとんど残っておらず手探りで運営を行いました。しかし、多くの団員の助けを借りて何とか無事に実行することができました。
二食演奏会
今年は4年ぶりに二食演奏会の開催を行いました。二食演奏会とは五月祭2日目にある特別演奏会の曲目を抜粋して日頃僕たちが練習に励んでいる第二食堂3階学生ホールにて五月祭1日目に行う演奏会のことです。観客と演奏者の距離が近くオーケストラを目の前で感じられる貴重な機会となっております。4年ぶりの開催にも関わらず立ち見が出るほどの大盛況となり本当にありがたい限りでした。
特別演奏会と違い、二食演奏会では指揮者体験を実施しました。指揮者体験とはお客様から数人立候補してもらいオーケストラの指揮を振ってもらうというイベントです。今年は複数人のお客様に行ってもらい、2分間の演奏の指揮を体験してもらいました！プレゼントとして今年デザインが刷新された東大オケ公式のTシャツを差し上げました！
運営面では安田講堂からの物品の運搬やホール内のステージの位置、観客の上限などの綿密な計算が想像以上に大変でした。しかし、オーケストラは観客なしでは成り立たないという重要な事柄をこの演奏会を通じて再認識することができ、二食演奏会を行った意義を果たすことができました。運営頑張ってよかった…
室内楽演奏会
東大オケの有志が自分らで集まり練習した室内楽の曲を披露する演奏会を1日目と2日目の両方で行いました。こちらも大盛況で立ち見がでるほど観客がいらしてくれました！2重奏からコンチェルトまで幅広いサイズの演奏を行いました。また、ジャンルもクラシックから民謡まで様々な音楽をお届けしました。
実は僕は駒場祭での室内楽演奏会の運営も担当したのですが、とても大盛況でプログラムがすぐになくなったり、長蛇の列ができたりしてしまいました。このため、すべての観客に演奏会を聴いていただくことができずとても悔しい思いをしました。この経験から今年の五月祭は大勢の観客に演奏をご覧になってもらいたい！という思いのもと大幅に本番の流れを改変しました。まずは総入れ替え制を導入し、お客様がご覧になりたい演奏を確実に聴くことができるようにしました。また、混雑回避のために整理券を導入し、観客の人数の把握だけでなくスムーズな総入れ替えの実現を図りました。そして、最後に例年以上に団員を招集し受付などの仕事を行ってもらい時間通りに問題なく業務が遂行できるように盤石な大勢で挑みました。
その甲斐あって五月祭では大きな問題も発生せず演奏会を終了することができました。特に準備に関しては室内楽委員（室内楽演奏会を企画する団員）にたくさん助けていただきとてもありがたかったです。
仕事内容
学園祭委員の行う仕事は大きく3つあります。一つ目が五月祭委員との打診。二つ目が団員へ投げた仕事の総まとめ。そして三つ目がかわらばん作成です。
まず、委員会との打診については以下のスケジュールを見ていただけるとわかりやすいと思います！本番３ヶ月前から準備を開始し、何度も企画者会議や問い合わせを行うことで滞りなく演奏会が実施できるように頑張りました。
五月祭委員会とのスケジュール
2月上旬 五月祭委員会開催の説明会に参加し、企画者会議を行いました。
2月下旬 詳しい参加形態や企画場所の希望などの情報をウェブシステムに入力し登録を行いました。
3月上旬 第二回企画者会議が行われ企画場所と日時の割り当てが決定しました。
3月下旬 控室や広報の登録を行いました。
4月 詳しい調整を問い合わせを通じて委員会と行いました
5月上旬 第三回企画者会議で本番での流れの説明を受けました。新歓合宿とかぶっておりとても大変でした…
5/13, 14 本番
次に、団員に様々仕事を行ってもらいそれをまとめていました。例えば、当日の配信、受付、プログラムの表紙のデザイン、サマーコンサートのチラシ用意、曲紹介の原稿、司会、団員名簿の更新、アンケート作成など、たくさんの作業をいろんな人に行ってもらいました。このほかにもたくさんの雑務を行なっていただき本当にありがたかったです。
三つ目のかわらばんとは団員約130名が当日たどるべき流れや必要な情報をすべて書き込んだ資料になります。日時・控室の情報や当日の運搬について、本番中の細かな流れ、そしてたくさんの注意事項を自分たちで一から考え直し、一つのpdfにまとめました。二食演奏会・特別演奏会のかわらばんは僕の相方とステマネが主に作ってくれました。僕は室内楽のかわらばんを作りました。具体的な指示やわかりやすい図・表の作成や、数えきれないほどのハイパーリンクをつけたり、文章構造をわかりやすいものにしたりと多大な労力が必要でした。
直前一週間と当日は20年間生きてきてトップ5に入るほど忙しく授業や練習との両立にとても苦労しました。無事に演奏会が終了できて本当によかったです。これも団員・先生含めいらしてくださった観客の全員のおかげです。本当にありがとうございました。
最後まで読んでいただきありがとうございます！サマーコンサートに関しても運営を頑張っていきたいと思います！
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